Rolan Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty 01.08.2020


 

Kuvaus

Rolan Oy (jäljempänä Yhtiö) kerää toiminnassaan henkilötietoja asiakkailtaan, sopimuskumppaneilta, työnhakijoilta ja henkilöstöltään. Tämä julkinen tietosuojaseloste keskittyy asiakastietoon, työnhakijan tietoon ja sopimuskumppanitietoon sekä niiden käsittelyyn. Työsuhteessa olevan
henkilöstön henkilötietoa ja sen käsittelyä koskeva kuvaus on yrityksen sisäinen dokumentti ”Rolan Oy – Henkilöstön tietosuojaseloste”.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhtiön kuluttaja-asiakkaista ja yritysasiakkaista sekä heidän kulkuvälineistään kerätään tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • Palveluiden kohdentaminen ja tuottaminen
  • Palveluiden käyttäminen ja laskuttaminen
  • Asiakkuudesta ja asiakaspalvelusta huolehtiminen
  • Yhtiön toiminnasta ja palveluista viestiminen
  • Myynti ja markkinointi asiakkaille
  • Yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta ja velvollisuuksista huolehtiminen

Yhtiön rekrytointiprosessissa työnhakijasta kerätään tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • Työnhakijan tunnistaminen henkilötasolla
  • Tietoa henkilön osaamis- ja kokemuspohjasta sekä soveltuvuudesta avoinna olevaan tehtävään
  • Rekrytointiprosessista huolehtiminen ja etenemisestä viestiminen
  • Yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta ja velvollisuuksista huolehtiminen

Yhtiön sopimuskumppaneista kerätään tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • Sopimusten ja palveluiden kohdentaminen ja tuottaminen
  • Sopimusten mukainen laskuttaminen ja maksaminen
  • Sopimuskumppanuudesta ja yhteistyöstä huolehtiminen
  • Yhtiön toiminnasta ja palveluista viestiminen
  • Yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta ja velvollisuuksista huolehtiminen

Toimipisteissä osana palvelu- ja turvallisuusratkaisuja käytetään tallentavaa kameravalvontaa
seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • Suojata asiakkaiden ja henkilöstön omaisuutta sekä Yhtiön omaisuutta ja yritystoimintaa
  • Ennaltaehkäistä väärinkäytöksiä ja rikoksia sekä auttaa jo tapahtuneiden
    väärinkäytösten ja virhehälytysten selvittämistä, tiloissa liikkuvien henkilöiden yksilöimiseen ja tunnistamiseen tapahtuneiden rikosten selvittämiseen liittyen.
  • Tietoja voidaan käyttää osana palvelun tuottamista ja teknistä tukemista sekä asennus- ja huoltotöissä.
  • Tallentavaan kameravalvontatallenteeseen tallentuvat kaikki ne henkilöt, jotka ovat kameran kuvausalueella. Tilat ovat erikseen merkitty tallentavaa kameravalvontaa osoittavilla kylteillä.

Rekisterin sisältö

Kuluttaja-asiakkaista kerättävät tiedot:

  • Henkilön nimi, hetu, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Kulkuvälineen merkki, malli ja rekisterinumero
  • Tallentavaan kameravalvontaan perustuva kuva ja äänitallenteet vierailtaessa Yhtiön tiloissa
  • Kulkuvälineen huolto- ja katsastushistoria
  • Maksukorttitiedot
  • Laskutustiedot
  • Asiakkuuden historiatiedot: tiedot kerätään tilausten vastaanoton yhteydessä ja asiakaskohtaamisissa.

Työnhakijasta kerättävät tiedot:

  • Henkilön nimi, hetu, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Työnhakijan antamat tiedot rekrytointiprosessin aikana
  • Kameravalvontaan perustuva kuva ja äänitallenteet vierailtaessa Yhtiön tiloissa
  • Rekrytointi prosessissa kerääntyvä tiedot kerääntyvät haastattelujen yhteydessä sekä
    sähköpostiviestinnästä ja annettujen tiedostojen muodossa.

Yritysasiakkaista kerättävät tiedot:

  • Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yrityksen yhteystiedot
  • Yhteyshenkilön nimi, rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Kulkuvälineen merkki, malli ja rekisterinumero
  • Kameravalvontaan perustuva kuva ja äänitallenteet Yhtiön tiloissa vierailtaessa
  • Kulkuvälineen huolto- ja katsastushistoria
  • Maksukorttitiedot
  • Laskutustiedot
  • Asiakkuuden historiantiedot: tarjoukset, tilaukset, sopimukset, ym. tiedonvaihto. Tiedot muodostetaan asiakkuuden syntymisen kuluessa myyntiprosessin aikana. Osa tiedoista
    syntyy asiakkuuden jatkuessa.

Sopimuskumppanista (kuten alihankkijat, palveluiden ja tuotteiden toimittajat) kerättävät tiedot:

  • Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yrityksen yhteystiedot
  • Yhteyshenkilön nimi, rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Sopimukseen tallennetut tiedot
  • Kameravalvontaan perustuva kuva ja äänitallenteet Yhtiön tiloissa vierailtaessa
  • Laskutustiedot ja maksutiedot
  • Sopimuskumppanuuden historiatiedot: tarjoukset, tilaukset, sopimukset, ym. tiedonvaihto. Tiedot muodostetaan sopimuskumppanuuden syntymisen kuluessa prosessin eri vaiheiden aikana. Osa tiedoista syntyy sopimuskauden jatkuessa.

Tietojen keruu ja käsittely

Tiedonkeruukanavina voivat olla palvelujen rekisteröintitiedot, verkkosivut, puhelin, sähköposti, yhteydenottolomakkeet (sähköiset tai paperiset), sopimukset, tilaukset, etäkokoukset tai kasvokkaiset tapaamiset sekä vierailut Yhtiön tiloissa.

Yhtiön henkilöstö käsittelee tietoja tehtäviensä mukaisesti palvelun tuottamisessa ja hallinnollisiin tarkoituksiin noudattaen tietosuojaselostetta, lakeja ja Yhtiön sisäisiä ohjeistuksia.

Lisäksi käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Takaamme näiden yritysten kanssa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään lakien mukaisesti. Alihankkijamme huolehtivat muun muassa digitaalisten palveluiden kehittämisestä ja konsultoinnista, taloushallinnon eri prosessien toteuttamisesta, palkkahallinnon eri prosessien toteuttamisesta, tiedon varastoinnista ja teknisestä infrastruktuurin hallinnasta, maksuliikenteen hoitamisesta, analytiikasta ja datan hallinnasta, markkinoinnin ja mainonnan palveluista.

Tietojen käsittelyn peruste: oikeutettu etu

Tiedot ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi, liiketoiminnan harjoittamisen ja henkilöstön, omaisuuden tai liiketoiminnan turvaaminen sekä lain tai viranomaisen asettamat vaatimukset.

Tietojen arkistointi ja säilyttäminen

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää tai tiedon käsittely on muusta syystä oikeutettu. Tietotyypistä ja käyttötarkoituksesta riippuu, kuinka kauan missäkin tapauksessa säilytämme henkilötietoja. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi, esimerkiksi kirjanpitolain tai sopimusvelvoitteen täyttämiseksi. Tietoja säilytetään Yhtiön ja viranomaisten ohjeistuksen sekä lain määräysten mukaan tietoturvallisessa ympäristössä tietosuojasta huolehtien. Tietoihin pääsy on rajoitettu vain tietoa tarvitseville henkilöille. Tarkistamme säännöllisesti tallennettujen tietojen tarpeellisuuden ja poistamme kaikki tiedot, kun niitä ei enää tarvita tässä tietosuojailmoituksessa mainittuihin
tarkoituksiin.

Digitaaliset palvelut

Yhtiön selainpohjaisissa web-palveluissa käytetään evästeitä palvelun käytön seuraamiseksi. Evästeiden avulla säilytämme ja arvioimme tietoja viimeaikaisista käynneistä verkkosivuilla ja liikkumisesta sivuston eri osissa tietojen analysointia varten, jotta ymmärtäisimme, miten kävijät käyttävät palveluitamme ja vierailevat verkkosivuillamme, ja jotta voisimme tehdä niistä intuitiivisemmat. Verkkosivuilla käyttäjät voivat estää evästeiden käytön halutessaan selaimen
asetuksista. Yhtiön digitaalisissa palveluissa kerätään tietoa Yhtiön rekistereihin ja digitaalisia palveluita tarjoaviin ratkaisuihin. Digitaaliset palvelumme perustuvat markkinoilla tunnettuihin ratkaisuihin ja järjestelmiin kuten esimerkkisi Cuuma, WP-forms, Vimeo, Google Analytics, Google ADs, Facebook, Netvisor, VikaFöli, Freebike, Bikeep, Arlo, Verisure, Microsoft Teams ja Microsoft 365. Kullakin järjestelmätoimittajallamme ja alihankkijallamme on omat EU:n vaatimusten mukaiset tietosuojaselosteet ja parhaisiin käytäntöihin perustuvat tietoturvakäytännöt. Tarkistamme säännöllisesti tallennettujen tietojen käsittelymalleja ja ohjeistuksia sekä valitsemme kulloinkin liiketoimintaan soveltuvimmat ratkaisut. Tästä johtuen järjestelmätoimittajat ja alihankkijat voivat vaihtua ja yllä oleva lista ei ole kaiken kattava lista. Lisätietopyynnöt digitaalisiin ratkaisuihimme ja palveluihin liittyen tulee osoittaa Yhtiön toimitusjohtajalle kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Yhtiö ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman erityistä palvelun tuottamiseen, turvallisuuden varmistamiseen, sopimukseen tai lainsäädäntöön liittyvää syytä. Voimme jakaa tarvittavia henkilötietoja alihankkijoillemme, osana tuotteidemme ja palvelujemme toimitusta. Koska tuotteemme ja palvelumme ja niiden toteutus edellyttävät muiden yhtiöiden osaamista ja resursseja, osan tietojenkäsittelystä voi suorittaa alihankkijamme, kuten esimerkiksi joku ”Digitaaliset palvelut” kohdassa mainituista. Voimme luovuttaa laskuja yrityksille, jotka perivät saatavia. Mikäli myymme, ostamme, tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

Noudatamme sovellettavia Suomen ja EU:n lakisääteisiä vaatimuksia, jotka tarjoavat riittävät takeet henkilötietojen siirtämisestä muuhun maahan kuin asuinmaahan. Jos siirrämme tiedot ETA:n ulkopuolelle, käytämme sopimussuojaa henkilötietojen siirtämiseen kolmansille osapuolille, kuten Euroopan komission sopimuksia ja mallisopimuslausekkeita. Tietoja ei anneta kotimaisille tai kansainvälisille järjestöille.

Oikeus tietosuojapyyntöihin

Yhtiön asiakkailla ja sopimuskumppaneilla on EU-tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tietosuojaa koskevien pyyntöjen tekemiseen, pyytää tietojen oikaisua, tietojen poistoa, tietojen käsittelyn rajoitusta ja peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumus. Tietosuojapyynnöt tulee
osoittaa Yhtiön toimitusjohtajalle kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse. Tietosuojapyynnön käsittelyn yhteydessä asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä yksiselitteisesti. Yhtiö vastaa tietosuojapyyntöihin 30 vuorokauden kuluessa.

Henkilöstöä koskevan tiedon osalta tietosuojapyynnöt käsitellään Yhtiön sisäisen ohjeistuksen mukaisesti. Lisätietoja on tarvittaessa saatavissa toimitusjohtajalta.

Kimmo Hanhinen
Toimitusjohtaja
etunimi.sukunimi@rolan.fi
+358 40 596 1400

Päivitykset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Voimassa 1. toukokuuta 2018 alkaen ja päivitetty 1. elokuuta 2020